L'Organisation optimisée:
Dans le cadre du métier de Secrétaire et quelque soit le domaine d'activité dans lequel il est exercé, l'organisation de son travail est primordiale.
Sans cela, il est très difficile d'être efficace et de gérer l'ensemble des tâches confiées.
Pour ceux qui ne sont pas organisés, pas de panique, ça s'apprend !
Optimiser
L'espace de travail, donc le bureau, d'une Secrétaire se doit d'être, en permanence, optimisé.
L'optimisation de son bureau passe par le fait d'avoir les outils de travail régulièrement utilisés à porté de main afin d'éviter une perdre de temps.
Cela passe, également, par un bureau rangé et organisé en fonction des tâches à effectuer.
Cette organisation, si elle est assidue, pourra être imposée aux autres membres de l'entreprise.
Elle évitera que votre bureau soit envahi par la pose intempestive de documents ou autres sur votre travail en cours et vous y verrez plus claire au travail.
Optimisez pour vous éclairer!
Plannifier
Une organisation optimisée passe, également, par la plannification des tâches à effectuer.
Généralement, le travail confié pourra être plannifié dans le temps.
Il est, donc, important de savoir juger de la nature du travail qui vous est demandé.
La nature correspond à l'état d'urgence, l'importance ou l'échéance.
Sans plannifier, vous vous retrouverez à gérer les échéances en même temps que les urgences, mélangées avec les importances...
Il sera, par conséquent, très compliqué de tout gérer dans le temps qui vous sera impartis.
Plannifiez pour respirer!
Anticiper
Etre organisée, c'est savoir anticiper.
Mais anticiper ce qui peut l'être.
Car, il peut arriver, de temps à autre, qu'il y ait des jours plus calmes.
Et c'est dans ces moments là, qu'il faut en profiter pour traiter le travail à venir, qui, par exemple, avait été plannifié à échéance.
Vous pourrez dans ce cas, dans l'hypothèse d'une urgence, la gérer sans vous soucier de l'échéance qui était initialement prévue.
En anticipant vous sera plus à même d'accepter et de maîtriser les urgences qui se présenteront à vous.
Anticipez pour vous libérez!
Le + : Conseil personnel
Les Rituels:
Ils peuvent être de très bons alliers dans votre organisation.
Alors, n'hésitez pas à mettre en place de petits rituels du matin ou de fin de journée qui vous permettront de mieux vous organiser.
Petits exemples:
- Le matin: J'arrive au bureau, j'allumes les ordinateurs, je prends un café, je regardes d'abord les mails pour vérifier qu'il n'y a pas d'urgence ce matin...
- La fin de journée: Avant de partir, je vérifie le travail qu'il me reste. Je me fais une liste et je plannifie pour savoir exactement ce par quoi je commence en arrivant le lendemain matin...