Les 7 qualités essentielles:
Les 7 qualités essentielles qui feront de vous une Secrétaire efficace sont, également, très appréciées par les clients mais aussi particulièrement recherchées par les employeurs.
Généralement, vous avez, déjà, tous au moins une de ces qualités.
Et pour les qualités que vous n'avez pas encore, rassurez-vous, il est totalement possible de les developper.
La Discrétion
Dans Secrétaire on distingue bien le mot SECRET.
Vous êtes par principe soumise au secret professionnel.
Il est, donc, impératif de garder confidentiel toute information, quelqu'en soit la nature, dont vous aurez eu connaissance.
Mais il est, également, de votre rôle de vous faire discrète d'une manière générale.
Vous ne devez pas intervenir de manière inopinée dans les conversations dont vous serez témoin.
La Courtoisie
Elle est une qualité indispensable dans toute relation professionnelle.
Qu'il s'agisse de faire preuve de courtoisie avec la clientèle, son employeur ou bien ses collègues.
Il est impératif de maîtriser son agacement face à une attitude désgagréable dans le cadre de son activité professionnelle.
Vous vous retrouverez forcément à un moment confronté à un client mécontent ou discourtois et il vous faudra gérer cette situation.
Garder son sang froid et rester courtoise en toute circonstance!
La Polyvalence
Le métier de Secrétaire est plein de rebondissement et on ne s'ennui jamais!
Vous pensez peut-être que vous êtes cantonnée à certaines tâches précises et énumérées dans votre contrat?
Oubliez de suite!
Etre Secrétaire c'est surtout être capable de s'adapter facilement.
Car même si vous aurez à gérer, généralement, des tâches précises, vous vous retrouverez aussi, très souvent, à traiter des demandes qui sortent des cases de votre contrat.
La Réactivité
Quelque soit le domaine d'activité dans lequel vous exercé le métier de Secrétaire, il vous faut faire preuve de réactivité.
Votre employeur a besoin que vous réagissiez lorsqu'il vous demande de réaliser une tâche.
La réactivité est totalement liée avec la prise d'initiative, qui est particulièrement appréciée des employeurs.
Une Secrétaire qui prend des initiatives est efficace et fait gagner du temps à l'entreprise.
Elle épaule, donc, parfaitement son employeur.
L'autonomie
Le rêve de tout patron!!
La perte de temps ultime pour tout employeur est de superviser à la virgule près.
Il trouve, également, très stréssant de se demander si le travaille avance ou qu'il est tout simplement effectué en son absence.
A l'inverse, il est pesant et fatiguant d'excercer son métier de Secrétaire en ayant la sensation d'être surveillée au moindre geste.
Faire preuve d'autonomie donne confiance en vous à votre employeur et vous permet de travailler en toute seirénité!
La Sociabilité
En étant Secrétaire, vous vous retrouvez en première ligne avec la clientèle.
Vous êtes le premier interlocuteur que ce soit lors des appels téléphoniques ou bien lors de l'accueil physique dans les locaux de l'entreprise.
Sachez que bon nombre de clients appellent pour être généralement rassurés, écoutés et veulent parfois simplement parler.
L'aisance relationnelle est, donc, primordiale dans le métier de Secrétaire car vous êtes amenée à échanger et même juste discuter avec vos interlocuteurs.
L'Organisation
Dernier point mais l'un des plus importants également.
Une bonne organisation est très importante et repose sur différents aspects, tel que:
- Anticipation;
- Plannification;
- Gestion de son temps;
- Optimisation de son espace de travail;
Une Secrétaire se doit d'être organisée:
Pour l'entreprise
Elle est organisée pour l'entreprise dans laquelle elle exerce.
L'organisation visuelle de son bureau transmettra un message fort à la clientèle sur la gestion en interne de l'activité.
Cela lui évitera, également, des erreurs dans le traitement de ses tâches et n'occasionnera aucun tors.
Pour elle-même
Elle est organisée pour elle même.
Lorsque que la Secrétaire est organisée elle sait exactement ce qu'elle doit faire en priorité et peut, donc, prévoir et laisser de la place pour les imprévus et les urgences.
Cela lui évitera, donc, une source de stresse et lui permettra de travailler sereinement et efficacement.